Jak przetrwać IV kwartał w produkcji bez chaosu?

7 najczęstszych problemów w zakładach produkcyjnych, przemysłowych i magazynach

IV kwartał w produkcji, logistyce czy przemyśle to prawdziwy test dla organizacji. Presja, tempo i niedobory sprawiają, że liderzy operacyjni — Dyrektorzy Produkcji, Kierownicy Zakładów, HR-owcy i Managerowie UR — stają przed jednym z najtrudniejszych momentów w roku.

Jak zapewnić ciągłość operacyjną, domknąć cele roczne i jednocześnie nie przeciążyć ludzi i maszyn?

Przygotowaliśmy listę 7 realnych wyzwań, które powracają każdego roku w czwartym kwartale — oraz praktyczne sposoby, jak sobie z nimi radzić.

1. Braki kadrowe: jak zwiększyć zatrudnienie, gdy zaczyna brakować kandydatów

Jesień to szczyt sezonu w wielu branżach. E-commerce, produkcja, logistyka – wszędzie tam rosną potrzeby kadrowe – a rynek pracy jest w tym okresie wyjątkowo trudny, między innymi przez niską stopę bezrobocia i wysoką absencję chorobową związaną z sezonem grypowym. Co więcej, część pracowników sezonowych kończy umowy, a rotacja w działach produkcyjnych osiąga szczyt.

Aby sprostać temu wyzwaniu:

• Postaw na elastyczne modele zatrudnienia: połączenie stałej kadry z pracownikami tymczasowymi umożliwia sprawne skalowanie zespołu w szczycie zamówień i ogranicza nadmierne koszty zatrudnienia poza sezonem.
• Współpracuj z partnerem, który zagwarantuje Ci stały dostęp do bazy pracowników z wymaganym doświadczeniem i będzie w stanie ich ekspresowo wdrożyć w Twoim zakładzie.
• Skorzystaj z koordynatora zewnętrznego, który odciąży Twój zespół, przejmie obowiązek wdrożenia nowych osób i będzie sprawował kontrolę nad ich pracą

2. Napięte harmonogramy – jak planować, kiedy czas staje się największym wrogiem

Terminy gonią, cele roczne wiszą nad głową, a opóźnienia grożą karami umownymi.
W takiej rzeczywistości funkcjonuje dziś wiele firm produkcyjnych i logistycznych. Zespoły operacyjne nie tylko realizują bieżące plany, ale często dosłownie „żonglują” dostępnością ludzi, materiałów i zasobów.

Rozwiązanie:

• Zaplanuj produkcję w oparciu o aktualną i przewidywaną obsadę kadrową.
• Stwórz bufor czasowy w harmonogramach – nawet kilka procent rezerwy pozwala uniknąć spiętrzeń w razie nieprzewidzianych sytuacji.
• Zabezpiecz zespół tymczasowy jako bufor elastyczności – gotowy do wejścia w krytycznym momencie.

3. Onboarding pod presją: szybki start bez strat

Kiedy każda para rąk jest na wagę złota, zatrudnienie nowych osób staje się absolutnym priorytetem. Niestety, w wielu przypadkach nie ma czasu na pełny onboarding czy kompleksowe szkolenia stanowiskowe. Pracownicy często są wprowadzani „w biegu”, bez dostatecznego przeszkolenia, co skutkuje błędami, spadkiem jakości lub zagrożeniami BHP.

Rozwiązanie:

• Wsparcie partnera zewnętrznego, który przejmuje proces onboardingu, legalizacji zatrudnienia i przygotowania pracowników do pracy.
• Standaryzacja wdrożenia – checklisty, proste procedury, krótkie materiały instruktarzowe – skracają czas adaptacji.
• Synergia „nowy–doświadczony” – nowy pracownik może zacząć pracę pod okiem doświadczonego operatora lub koordynatora.

4. Ryzyko awarii – przeciążenie produkcji

Wysokie tempo produkcji oznacza nie tylko większe obciążenie personelu, ale także urządzeń i maszyn. Praca linii produkcyjnych na pełnych obrotach, brak przestojów na serwis i zmniejszenie czujności operatorów to gotowy przepis na awarię.

W IV kwartale każda usterka może mieć krytyczne skutki: opóźnienia, przestoje, kary umowne i utracone zlecenia.

Aby ich uniknąć rozważ:

• Krótkie inspekcje między zmianami zamiast jednego dużego przestoju.
• Zewnętrzne zespoły UR – będące uzupełnieniem i wsparciem dla wewnętrznej obsługi technicznej.
• Wczesne ostrzeganie – analiza danych z maszyn (czujniki wibracji, temperatury) pozwala wykryć awarię zanim do niej dojdzie.

5. Rotacja, absencje, wypalenie: IV kwartał – cichy kryzys zespołu

W IV kwartale rośnie ryzyko absencji. Wielu osobom kończą się umowy, pracownicy są przemęczeni po intensywnym sezonie letnim lub szukają nowej pracy z myślą o lepszym starcie w nowym roku. Dochodzą do tego urlopy świąteczne, zwolnienia lekarskie i nieobecności.

Rozwiązanie:

• System krótkoterminowych motywatorów – premie za obecność, grafiki uwzględniające potrzeby prywatne pracowników, elastyczne zmiany.
• Zatrudnienie zespołów wspierających – uzupełni braki i pozwoli pracownikom etatowym zrealizować plan kwartalny bez wypalenia.
• Komunikacja – otwarte rozmowy z zespołem o bieżącej sytuacji, planach na końcówkę roku, rozmowy motywacyjne.

6. Koszty operacyjne: jak nie przepłacić za nadgodziny i chaos

Końcówka roku to czas dużych inwestycji operacyjnych: nadgodziny, nagłe zakupy, premie motywacyjne, wydłużony czas pracy linii, wyższe zużycie energii. W praktyce oznacza to rosnące koszty, które trudno zbilansować przy sztywnej polityce zakupowej lub napiętym budżecie.

Realnym wsparciem jest:

• Rozliczenie efektywnościowe – np. przy zleceniu usługi firmie zewnętrznej, której płaci się za faktycznie wykonane roboczogodziny lub zadania.
• Stałe stawki ustalone z zewnętrznym partnerem – zamiast dynamicznych nadgodzin lub kosztów agencyjnych.
• Oszczędności logistyczne – profesjonalny partner może kompleksowo zająć się rekrutacją, zakwaterowaniem i obsługą dokumentacyjną.

7. Zamykanie roku, raporty, audyty – czyli presja nie tylko w strefie produkcji

Ostatnie tygodnie roku to czas rozliczeń, sprawozdań, inwentaryzacji, podsumowań i audytów. Kierownicy i dyrektorzy muszą raportować efektywność, analizować rotację, przygotować budżet na kolejny rok przy równoczesnym zarządzaniu produkcją na pełnych obrotach.

Gdzie szukać wsparcia:

• Przekazanie części zadań operacyjnych partnerowi zewnętrznemu – np. przy koordynacji zespołów tymczasowych, raportowaniu czasu pracy, efektywności, frekwencji czy przeprowadzaniu onboardingów.
• Inwestycja w automatyzację raportów kadrowych – systemy zliczające roboczogodziny czy rotację w czasie rzeczywistym.
• Odciążenie kluczowej kadry – by mogła skupić się na analizach, zamiast gasić pożary, np. poprzez wdrożenie zewnętrznych koordynatorów będących łącznikami między strefą produkcji, a kadrą zarządzającą.

Podsumowanie: IV kwartał nie musi być walką o przetrwanie

To, co na pierwszy rzut oka może wydawać się źródłem stresu, strat i chaosu, może stać się okazją do zbudowania przewagi konkurencyjnej. Kluczem jest nie tylko przewidywanie problemów, ale także wdrożenie konkretnych narzędzi i elastycznych modeli działania. Jeśli przewidzisz ryzyka i odpowiednio zareagujesz — możesz zakończyć rok z dobrymi wynikami i stabilnym zespołem. To nie moment na eksperymentowanie — to moment, aby postawić na partnerów, którzy wiedzą, jak działać w warunkach presji.

Jak możemy Ci pomóc?

Grupa BISAR wspiera zakłady produkcyjne, logistyczne i przemysłowe w najtrudniejszych okresach operacyjnych. Od szybkiej rekrutacji, przez legalizację i zakwaterowanie pracowników, po codzienną koordynację działań operacyjnych na miejscu.

Masz pytania?

Skontaktuj się z nami: https://bisar.pl/kontakt

Przeczytaj również: Dlaczego firmy wybierają współpracę z Grupą Bisar – opinie naszych partnerów