Najlepsze praktyki w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców 

Legalne zatrudnienie cudzoziemca w Polsce to proces, który wymaga dobrej znajomości aktualnych przepisów, procedur oraz dokumentów regulujących pobyt i pracę.

W praktyce oznacza to konieczność przejścia przez kilka kluczowych etapów — od ustalenia podstawy legalnego pobytu, przez uzyskanie odpowiedniego zezwolenia na pracę, aż po formalności związane z podpisaniem umowy i zgłoszeniem pracownika do ZUS.

Każdy błąd w tym procesie — np. nieprawidłowe oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub przekroczenie terminów — może skutkować nie tylko konsekwencjami administracyjnymi, ale też poważnym ryzykiem prawnym dla pracodawcy. Dlatego warto znać obowiązujące procedury i działać zgodnie z nimi, szczególnie w kontekście dynamicznych zmian na rynku pracy i wzrastającej liczby pracowników z zagranicy, w tym obywateli Ukrainy czy krajów azjatyckich.

W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak wygląda legalizacja zatrudnienia i pobytu, jak uniknąć błędów oraz kiedy warto skorzystać ze wsparcia profesjonalnej agencji pracy.

Od czego zacząć – dwa filary legalnego zatrudnienia

Legalne zatrudnienie cudzoziemca w Polsce opiera się na dwóch kluczowych filarach: legalnym pobycie i legalnym dostępie do rynku pracy. Oba muszą być spełnione równolegle — posiadanie jedynie wizy nie wystarczy, podobnie jak samo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy bez legalnego tytułu pobytowego.

W pierwszym kroku należy zweryfikować, czy kandydat przebywa w Polsce legalnie: na podstawie wizy, karty pobytu, ruchu bezwizowego lub innego dokumentu pobytowego. Drugi filar to zgodny z przepisami dostęp do rynku pracy, który potwierdzany jest np. przez zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, niebieską kartę UE, zezwolenie na pobyt i pracę czy zezwolenie na pobyt czasowy z dostępem do rynku pracy.

Pracodawca musi pamiętać, że zatrudniając cudzoziemca, odpowiada za spełnienie obu wymogów. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować karą administracyjną, a w skrajnych przypadkach — zarzutami o nielegalne zatrudnianie cudzoziemców.

Etapy legalizacji zatrudnienia – krok po kroku

Krok 1: Weryfikacja podstawy legalnego pobytu

Pierwszym krokiem przed zatrudnieniem jest dokładne sprawdzenie, na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa w Polsce. Należy zweryfikować ważność dokumentu pobytowego (np. wizy, karty pobytu, paszportu biometrycznego w ruchu bezwizowym) oraz jego zgodność z celem zatrudnienia. Nie każdy dokument uprawnia do wykonywania pracy — niektóre typy wiz (np. turystyczne) lub pobyt wyłącznie w celu studiów mogą wymagać dodatkowych zezwoleń.

Warto pamiętać, że nielegalny pobyt wyklucza możliwość legalnego zatrudnienia — nawet jeśli cudzoziemiec ma ważne zezwolenie na pracę.

Krok 2: Uzyskanie odpowiedniego zezwolenia na pracę

Po potwierdzeniu podstawy legalnego pobytu, kolejnym krokiem jest legalizacja zatrudnienia. W Polsce funkcjonuje kilka trybów, a wybór odpowiedniego zależy od obywatelstwa cudzoziemca, planowanego czasu pracy i charakteru zatrudnienia.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

To najszybsza i najprostsza forma zatrudnienia dla obywateli sześciu krajów: Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii i Uzbekistanu. Od 2025 roku cudzoziemiec może legalnie pracować na podstawie oświadczenia aż do 24 miesięcy. Wystarczy rejestracja w powiatowym urzędzie pracy za pośrednictwem systemu praca.gov.pl. 

Zezwolenie na pracę (typ A)

Najczęściej stosowane w przypadku zatrudniania cudzoziemców spoza ww. krajów lub na dłuższy okres. Wydawane przez wojewodę właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Wniosek składa pracodawca i to on odpowiada za legalność zatrudnienia.
Zezwolenie może obowiązywać maksymalnie na 3 lata, a dokument szczegółowo określa miejsce wykonywania pracy, stanowisko, wynagrodzenie i formę zatrudnienia. Każda zmiana tych warunków może wymagać nowej procedury.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę

Tak zwane jednolite zezwolenie to opcja dla cudzoziemców przebywających już w Polsce na podstawie innego tytułu pobytowego (np. wizy). W ramach jednej procedury uzyskuje się zarówno prawo do pobytu, jak i możliwość wykonywania pracy.
To dobre rozwiązanie dla osób planujących dłuższy pobyt i stabilne zatrudnienie, ale procedura jest bardziej czasochłonna i wymaga szerszej dokumentacji, w tym ubezpieczenia społecznego.

Niebieska Karta UE

Dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów dostępna jest Niebieska Karta UE (EU Blue Card). Po zmianach w 2025 roku procedura została uproszczona:

• wystarczy umowa na minimum 6 miesięcy, 
• w niektórych przypadkach można wykazać doświadczenie zawodowe zamiast dyplomu,
• pracownik ma prawo zmienić pracodawcę bez konieczności ubiegania się o nową kartę.

Co ważne: do 30 września 2025 roku obywatele Ukrainy przebywający w Polsce na podstawie PESEL UKR mogą pracować bez konieczności uzyskiwania oświadczenia czy zezwolenia — wystarczy powiadomienie PUP. Po tym terminie wygaśnie tzw. ochrona czasowa, a legalne zatrudnienie będzie możliwe wyłącznie na zasadach ogólnych, czyli na podstawie oświadczenia, zezwolenia lub innego dokumentu pobytowego umożliwiającego pracę. To istotna zmiana, która wpłynie zarówno na pracowników, jak i na pracodawców zatrudniających obywateli Ukrainy.

Krok 3: Podpisanie umowy i zgłoszenie do ZUS

Dopiero po spełnieniu powyższych wymogów można podpisać umowę — o pracę lub cywilnoprawną — zgodnie z warunkami określonymi w decyzji administracyjnej. Umowa musi być podpisana przed rozpoczęciem pracy, z jej przetłumaczoną wersją na język zrozumiały dla cudzoziemca.

Po zawarciu umowy należy zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych w ZUS w terminie do 7 dni oraz prowadzić dokumentację pracowniczą zgodną z przepisami. Brak zgłoszenia do ZUS to poważne naruszenie przepisów o legalnym zatrudnieniu, grożące zarówno konsekwencjami finansowymi, jak i kontrolą ze strony Państwowej Inspekcji Pracy lub Straży Granicznej.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jakie najczęstsze błędy popełniane są przy legalizacji pracy cudzoziemców?

Jednym z najczęstszych problemów jest brak weryfikacji legalności pobytu cudzoziemca — a tym samym prawa do legalnego zatrudnienia. Sam fakt przebywania w Polsce nie oznacza jeszcze, że pracownik może rozpocząć pracę. Konieczne jest posiadanie odpowiedniego tytułu pobytowego, np. karty pobytu, wizy z prawem do pracy lub zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. W przypadku obywateli Ukrainy, zatrudnianych często na podstawie oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy, problematyczne bywają błędy w rejestracji dokumentu lub niedotrzymanie warunków określonych w oświadczeniu.

Kolejną pułapką jest niedopasowanie rodzaju dokumentu legalizującego zatrudnienie do sytuacji faktycznej. Pracodawcy często automatycznie wybierają oświadczenie o powierzeniu pracy, pomijając fakt, że w niektórych przypadkach niezbędne będzie zezwolenie na pracę typu A lub bardziej kompleksowe zezwolenie na pobyt i pracę, szczególnie jeśli pracownik przebywa w Polsce dłużej i zamierza tu się osiedlić.

Równie częste są nieprawidłowości związane z umową o pracę – zarówno w zakresie okresu wykonywania pracy, jak i liczby godzin pracy, wynagrodzenia czy miejsca wykonywania obowiązków. W przypadku rozbieżności między treścią umowy a informacjami zawartymi w oświadczeniu lub zezwoleniu uznaje się, że zatrudnienie odbywa się nielegalnie, co naraża pracodawcę na poważne sankcje.

W świetle ciągłych zmian legislacyjnych (a kolejna część nowych przepisów wejdzie w życie z dniem 30 września 2025 r.) największym błędem okazuje się brak bieżącego monitorowania przepisów. Zmienią się m.in. warunki dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, procedury elektroniczne i wymagania wobec podmiotów powierzających zatrudnienie. W efekcie nawet doświadczeni przedsiębiorcy mają trudności z prawidłową oceną sytuacji, co podkreśla znaczenie specjalistycznego wsparcia w procesie legalizacji zatrudnienia.

Dlaczego warto skorzystać z agencji pośrednictwa pracy?

Korzystając z agencji pośrednictwa pracy, pracodawca zyskuje nie tylko dostęp do zweryfikowanych kandydatów, ale również wsparcie w zakresie zgodności z przepisami prawa pracy i legalizacji pobytu.

Dobrze przygotowana agencja zapewnia pomoc w przygotowaniu dokumentów, w tym wniosków o zezwolenie na pracę lub oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Dba o to, by warunki zatrudnienia odpowiadały obowiązującym przepisom, a zatrudnienie mogło zostać rozpoczęte zgodnie z ustawą — z poszanowaniem prawa do legalnego pobytu i przepisów dotyczących podjęcia pracy.

Szczególnie w kontekście ciągłych zmian przepisów, profesjonalna obsługa kadrowa staje się nie tylko wsparciem, ale realnym zabezpieczeniem interesów pracodawcy.

Co grozi za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca w Polsce?

Zatrudnienie cudzoziemca bez dopełnienia formalności określonych w przepisach prawa — takich jak uzyskanie odpowiedniego zezwolenia, zgłoszenie umowy czy sprawdzenie podstawy pobytu — stanowi wykroczenie lub przestępstwo. Pracodawca naraża się nie tylko na karę grzywny, ale również na sankcje administracyjne, m.in. zakaz powierzania pracy cudzoziemcom.

Zgodnie z ustawą o zatrudnianiu cudzoziemców i ustawą o cudzoziemcach, obowiązek posiadania zezwolenia lub zarejestrowanego oświadczenia nie dotyczy wszystkich przypadków — jednak błędna kwalifikacja sytuacji może skutkować kontrolą i negatywnymi konsekwencjami.

Dodatkowo, jeżeli cudzoziemiec podejmie pracę nielegalnie (np. bez prawa do legalnego pobytu lub niezgodnie z zezwoleniem), także on może ponieść odpowiedzialność — włącznie z decyzją o zobowiązaniu do powrotu.

Podsumowanie

W obszarze legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce liczy się nie tylko znajomość przepisów, ale także ich prawidłowe wdrożenie. Samo posiadanie zezwolenia na pracę nie gwarantuje zgodności zatrudnienia z prawem — dokument ten precyzyjnie określa stanowisko, miejsce, zakres obowiązków i wymiar czasu pracy. Każda zmiana wymaga aktualizacji lub ponownej procedury administracyjnej.

Pracodawca ma również obowiązek zgłoszenia podjęcia pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni oraz upewnienia się, że dana osoba przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej legalnie — niezależnie od formy umowy. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować sankcjami finansowymi i konsekwencjami administracyjnymi.

W praktyce największe trudności sprawia interpretacja najnowszych zmian oraz dostosowanie się do nich — zwłaszcza w kontekście zmieniających się zasad zatrudniania cudzoziemców w 2025 roku. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy zmienia się liczba godzin pracy, charakter umowy lub podstawa pobytowa pracownika.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na współpracę z partnerem operacyjnym takim jak BISAR. Nie tylko monitorujemy zmiany w przepisach, ale również bierzemy odpowiedzialność za zgodność działań z ustawą o zatrudnianiu cudzoziemców, ustawą o rynku pracy oraz przepisami wykonawczymi. 

Z przyjemnością wesprzemy Twoją firmę: skontaktuj się z nami.