Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4: kiedy zacząć i jak przygotować firmę?

Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 powinna rozpocząć się odpowiednio wcześnie, jeszcze zanim zwiększone zapotrzebowanie na personel stanie się pilnym problemem operacyjnym. Czwarty kwartał to dla wielu firm najbardziej intensywny okres w roku – Black Friday, Cyber Monday, przedświąteczny wzrost sprzedaży, większa liczba zamówień w e-commerce oraz końcówka rocznych planów produkcyjnych znacząco zwiększają presję na operacje.

Szczególnie firmy z branży logistycznej, magazynowej, produkcyjnej i e-commerce muszą w tym czasie szybko zwiększać swoje możliwości. Problem pojawia się wtedy, gdy rosnącym wolumenom nie towarzyszy odpowiednio większa obsada.

Im większej liczby pracowników potrzebuje firma i im bardziej wymagające są stanowiska, tym ważniejsze jest wcześniejsze zaplanowanie całego procesu rekrutacyjnego.

Kiedy więc rozpocząć rekrutację? Jak oszacować potrzebną liczbę pracowników? I co zrobić, aby w momencie największego obciążenia firma dysponowała zespołem gotowym do pracy?

Spis treści:

1. Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 – dlaczego warto zacząć wcześniej?
2. Kiedy rozpocząć rekrutację pracowników sezonowych na Q4?
3. Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 a skala zapotrzebowania
4. Jakich pracowników najczęściej potrzebują firmy w Q4?
5. Co najbardziej utrudnia rekrutację sezonową w Q4?
6. Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 – samodzielnie czy z agencją pracy tymczasowej?
7. Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 – najważniejsze wnioski
8. Planujesz zwiększenie zatrudnienia w Q4?

Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 – dlaczego warto zacząć wcześniej?

Zwiększone zapotrzebowanie na pracowników w czwartym kwartale nie pojawia się z dnia na dzień. W większości firm można je przewidzieć na podstawie planów sprzedażowych, harmonogramów produkcji, danych z poprzednich sezonów lub prognozowanej liczby zamówień.

Mimo to część organizacji uruchamia dodatkowe rekrutacje dopiero wtedy, gdy wzrost obciążenia jest już widoczny.

To ryzykowna strategia.

W szczycie sezonu o kandydatów konkurują jednocześnie magazyny, centra dystrybucyjne, zakłady produkcyjne, operatorzy logistyczni i firmy e-commerce. Im bliżej Black Friday i okresu przedświątecznego, tym mniej czasu pozostaje na pozyskanie kandydatów, ich selekcję, dopełnienie formalności oraz wdrożenie.

Dlatego rekrutacja pracowników sezonowych nie powinna być traktowana jako reakcja na niedobór personelu, ale jako element wcześniejszego planowania operacyjnego.

Dobre przygotowanie pozwala:

• wcześniej określić skalę zapotrzebowania,
• zabezpieczyć dostęp do odpowiedniej liczby kandydatów,
• przygotować pracowników do rozpoczęcia pracy przed szczytem sezonu,
• stworzyć rezerwę kadrową na wypadek absencji lub rotacji,
• ograniczyć presję na wewnętrzny dział HR,
• uniknąć sytuacji, w której brak ludzi ogranicza możliwość realizacji zamówień.

Kiedy rozpocząć rekrutację pracowników sezonowych na Q4?

Nie istnieje jeden termin odpowiedni dla każdej organizacji. Firma potrzebująca kilku dodatkowych osób będzie działać według innego harmonogramu niż centrum logistyczne, które przed Black Friday musi zwiększyć obsadę o kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników.

W praktyce przygotowania warto rozpocząć jeszcze w trzecim kwartale, szczególnie gdy firma przewiduje znaczący wzrost zapotrzebowania.

Czerwiec-lipiec: analiza danych i prognoza

Pierwszym etapem nie musi być jeszcze publikowanie ogłoszeń rekrutacyjnych. To moment na analizę:

• wyników i obciążenia z poprzedniego Q4,
• prognoz sprzedażowych,
• planów produkcyjnych,
• przewidywanej liczby zamówień,
• dostępności obecnego zespołu,
• absencji i rotacji z poprzednich sezonów,
• liczby zmian i planowanego czasu pracy.

Na tej podstawie firma może określić, czy w szczycie sezonowym będzie potrzebować 10, 50 czy 150 dodatkowych osób.

Sierpień: przygotowanie modelu zatrudnienia

Jeżeli zwiększone zapotrzebowanie jest przewidywalne, sierpień jest dobrym momentem na określenie sposobu pozyskania dodatkowego personelu.

Warto zdecydować, które stanowiska firma zamierza obsadzić samodzielnie, a w których obszarach skorzysta ze wsparcia zewnętrznego partnera.

To również czas na ustalenie:

• profilu kandydatów,
• wymaganych kwalifikacji,
• liczby potrzebnych osób,
• systemu zmianowego,
• terminu rozpoczęcia pracy,
• planu onboardingu,
• wymaganej rezerwy kadrowej.

Im dokładniejsze informacje otrzyma zespół odpowiedzialny za rekrutację, tym sprawniej może przygotować odpowiednią grupę kandydatów.

Wrzesień: intensywna rekrutacja i budowa zespołu

Wrzesień jest momentem, w którym rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 powinna już działać na pełną skalę, jeżeli przedsiębiorstwo oczekuje znaczącego wzrostu wolumenu w kolejnych miesiącach.

Pozwala to nie tylko pozyskać kandydatów, ale również przeprowadzić konieczne formalności oraz przygotować zespół do rozpoczęcia pracy przed faktycznym szczytem.

W przypadku dużych projektów warto na tym etapie budować również rezerwę kadrową. Rotacja, absencje czy zmiana dostępności części kandydatów są naturalnym elementem dużych procesów zatrudnienia. Zabezpieczenie dodatkowej puli osób pozwala reagować na takie sytuacje bez zakłócania operacji.

Październik: onboarding i uzupełnianie obsady

Październik nie powinien być początkiem planowania zatrudnienia w firmie, która wie, że listopad i grudzień będą okresem znacząco zwiększonego obciążenia.

To czas na:

• wdrożenie pracowników,
• szkolenia stanowiskowe,
• poznanie procesów operacyjnych,
• sprawdzenie realnej frekwencji,
• uzupełnienie brakujących wakatów,
• dopasowanie obsady do aktualizowanych prognoz.

Dzięki temu przed wejściem w najintensywniejszy okres pracownicy są już przygotowani do realizacji zadań.

Listopad-grudzień: elastyczne skalowanie w peak season

W szczycie sezonu najważniejsza jest możliwość szybkiego reagowania na bieżące potrzeby.

Jeżeli wolumen okazuje się większy niż prognozowano, firma może potrzebować dodatkowych osób. Jeśli część zespołu jest nieobecna, konieczne stają się zastępstwa. W innych przypadkach zapotrzebowanie może zmieniać się nawet z tygodnia na tydzień.

Jednym z rozwiązań umożliwiających takie elastyczne skalowanie zespołu jest praca tymczasowa, dzięki której liczba pracowników może być dostosowywana do aktualnego zapotrzebowania operacyjnego.

Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 a skala zapotrzebowania

Im większa liczba potrzebnych pracowników, tym większe znaczenie ma czas.

Rekrutacja kilku osób na proste stanowiska może przebiegać stosunkowo szybko. Zupełnie inaczej wygląda projekt, w którym przedsiębiorstwo potrzebuje kilkudziesięciu pracowników magazynowych, osób gotowych do pracy zmianowej albo operatorów posiadających określone uprawnienia.

Przy dużych rekrutacjach trzeba uwzględnić nie tylko samo pozyskanie kandydatów, ale również ich selekcję, weryfikację dostępności, dokumentację, badania i wymagane formalności, organizację rozpoczęcia pracy czy wdrożenie.

Dlatego wraz ze wzrostem zapotrzebowania powinno rosnąć wyprzedzenie, z jakim firma rozpoczyna przygotowania.

Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie przed sezonem kilku scenariuszy, np.:

Scenariusz podstawowy – wielkość zespołu potrzebna przy realizacji standardowej prognozy.

Scenariusz wzrostowy – dodatkowa liczba pracowników potrzebna przy większej sprzedaży lub produkcji.

Scenariusz awaryjny – rezerwa umożliwiająca uzupełnianie absencji i reagowanie na nieprzewidziane wzrosty obciążenia.

Takie podejście pozwala przygotować się nie tylko na najbardziej prawdopodobny wariant, ale również na sytuację, w której peak season okazuje się bardziej intensywny niż zakładano.

Jakich pracowników najczęściej potrzebują firmy w Q4?

Charakter sezonowego zatrudnienia zależy od branży oraz procesów przedsiębiorstwa. W okresie poprzedzającym Black Friday i święta szczególnie duże znaczenie mają stanowiska bezpośrednio związane z obsługą rosnącej liczby zamówień oraz zwiększonej produkcji.

Pracownicy magazynowi

Magazyny i centra dystrybucyjne potrzebują dodatkowych pracowników przede wszystkim przy przyjmowaniu towaru, kompletacji zamówień, pakowaniu, sortowaniu i przygotowywaniu wysyłek.

Przy dużych wolumenach brak odpowiedniej obsady na jednym etapie procesu może wpływać na sprawność całego magazynu.

Pickerzy i pakowacze

W e-commerce wzrost liczby zamówień oznacza większe obciążenie stanowisk związanych z kompletacją i przygotowaniem przesyłek.

To właśnie dlatego zapotrzebowanie na pickerów i pakowaczy może gwałtownie rosnąć przed Black Friday oraz w okresie przedświątecznym.

Operatorzy wózków widłowych

W projektach magazynowych istotną grupę stanowią również operatorzy posiadający wymagane uprawnienia UDT.

Pozyskanie odpowiednio dużej liczby kandydatów z konkretnymi kwalifikacjami może wymagać więcej czasu niż rekrutacja na stanowiska niewymagające uprawnień, dlatego takie potrzeby warto komunikować szczególnie wcześnie.

Pracownicy produkcji

W zakładach produkcyjnych końcówka roku może oznaczać zwiększoną liczbę zamówień, dodatkowe zmiany i konieczność utrzymania wysokiej wydajności linii.

Pracownicy sezonowi mogą w takim przypadku wzmacniać podstawową obsadę, umożliwiając zwiększenie produkcji bez trwałego rozbudowywania zatrudnienia.

Co najbardziej utrudnia rekrutację sezonową w Q4?

Najczęstszym problemem nie jest sama świadomość, że potrzebni będą dodatkowi ludzie. Problemem jest pozostawienie rekrutacji na zbyt późny moment.

Gdy kilka firm w jednym regionie zaczyna jednocześnie poszukiwać podobnych pracowników, dostępna pula kandydatów szybko się zmniejsza.

Do tego dochodzą kolejne wyzwania:

Konkurencja o tych samych kandydatów. Magazyny, produkcja i centra logistyczne często rekrutują osoby o podobnym profilu.

Duża skala projektu. Pozyskanie kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników wymaga innych narzędzi i zasobów niż pojedyncza rekrutacja.

Rotacja i absencje. Samo osiągnięcie wymaganej liczby zatrudnionych osób nie wystarcza. Trzeba również utrzymać odpowiednią obsadę przez cały okres zwiększonego zapotrzebowania.

Krótkie terminy. Im później rozpoczyna się proces, tym mniej czasu pozostaje na reagowanie na problemy.

Obciążenie działu HR. Wewnętrzny zespół HR musi w tym samym czasie realizować standardowe obowiązki oraz prowadzić dodatkowe rekrutacje na dużą skalę.

Dlatego skuteczny plan powinien obejmować nie tylko pozyskanie pracowników, ale również sposób zarządzania ich dostępnością w trakcie całego sezonu.

Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 – samodzielnie czy z agencją pracy tymczasowej?

Wewnętrzna rekrutacja sprawdza się szczególnie wtedy, gdy liczba dodatkowych stanowisk jest niewielka, firma posiada odpowiednie zasoby HR i dysponuje wystarczającym czasem na przeprowadzenie procesu.

Przy większym zapotrzebowaniu sytuacja wygląda inaczej.

Praca tymczasowa pozwala przedsiębiorstwu zwiększyć obsadę na okres największego obciążenia, a następnie dostosować wielkość zespołu do zmieniających się potrzeb operacyjnych.

Partner zewnętrzny może przejąć m.in.:

• pozyskiwanie i selekcję kandydatów,
• organizację procesu zatrudnienia,
• obsługę formalną i kadrowo-płacową,
• bieżące uzupełnianie zespołu,
• wsparcie pracowników i firmy podczas realizacji projektu.

Takie rozwiązanie jest szczególnie istotne przy projektach wymagających szybkiego pozyskania dużej grupy osób.

W Grupie BISAR realizowaliśmy m.in. projekt dla dużej firmy logistycznej, w którym zespół został wzmocniony o 120 pracowników magazynowych w ciągu 14 dni, w tym 20 operatorów z uprawnieniami UDT.

W innym projekcie związanym z sezonowym wzrostem produkcji w ciągu 30 dni wdrożono 180 pracowników, a jednym z elementów rozwiązania było również zabezpieczenie rezerwy kadrowej umożliwiającej reagowanie na absencje i fluktuację zespołu.

Takie projekty pokazują, dlaczego przy dużych potrzebach sezonowych liczy się nie tylko liczba pozyskanych kandydatów, lecz również organizacja całego procesu i możliwość szybkiego uzupełniania obsady.

Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 – najważniejsze wnioski

Rekrutacja pracowników sezonowych na Q4 powinna rozpocząć się przed pojawieniem się realnych braków kadrowych. W przypadku większych projektów planowanie warto rozpocząć już w miesiącach poprzedzających czwarty kwartał, a intensywną rekrutację prowadzić z odpowiednim wyprzedzeniem przed Black Friday i okresem przedświątecznym.

Najważniejsze jest połączenie prognoz operacyjnych z planem zatrudnienia.

Firma powinna wcześniej wiedzieć:

• ilu pracowników będzie potrzebować,
• kiedy muszą być gotowi do pracy,
• jakie kwalifikacje są wymagane,
• jak duża powinna być rezerwa kadrowa,
• w jaki sposób będzie uzupełniana obsada w przypadku rotacji lub absencji.

Im później rozpocznie się działanie, tym mniej miejsca pozostaje na reagowanie na nieprzewidziane problemy.

Dlatego najlepszym momentem na przygotowanie zespołu do Q4 nie jest początek sezonowego szczytu. Jest nim moment, w którym firma posiada już pierwsze wiarygodne prognozy sprzedaży, produkcji i obciążenia operacyjnego.

Planujesz zwiększenie zatrudnienia w Q4?

Jeżeli w nadchodzącym sezonie potrzebujesz szybko zwiększyć liczbę pracowników w magazynie, logistyce, e-commerce lub produkcji, warto zabezpieczyć odpowiednią obsadę jeszcze przed rozpoczęciem peak season.

Grupa BISAR wspiera firmy w pozyskiwaniu pracowników tymczasowych oraz elastycznym skalowaniu zespołów zależnie od rzeczywistego zapotrzebowania.

Im wcześniej znamy planowaną skalę projektu, termin rozpoczęcia pracy i wymagania stanowiskowe, tym lepiej możemy przygotować odpowiedni zespół.

Skontaktuj się z BISAR i zaplanuj obsadę na Q4, zanim rozpocznie się największy sezonowy wzrost zapotrzebowania.

Odwiedź nasz profil na LinkedIn.