Zatrudnianie cudzoziemców w 2026 roku. Kompletny przewodnik po zmianach dla pracodawców

Zatrudnianie cudzoziemców w 2026 roku wymaga od pracodawców jeszcze większej uwagi zarówno na etapie legalizacji pracy, jak i późniejszego monitorowania warunków zatrudnienia. W ciągu pierwszych miesięcy roku zmieniły się m.in. zasady zatrudniania obywateli Ukrainy i innych osób korzystających z ochrony czasowej, sposób składania wniosków pobytowych, obowiązki informacyjne pracodawców oraz część procedur realizowanych przez praca.gov.pl.

Kolejna istotna zmiana weszła w życie 8 lipca 2026 roku i dotyczy możliwości przejścia cudzoziemca z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę bez konieczności ponownego przechodzenia całej procedury legalizacyjnej, jeżeli pozostałe warunki zatrudnienia pozostają bez zmian.

Co dokładnie zmieniło się w 2026 roku? Jakie obowiązki ma obecnie pracodawca? Na co zwrócić uwagę, aby zatrudnianie cudzoziemców odbywało się zgodnie z prawem?

Poniżej omawiamy najważniejsze zmiany.

Spis treści:

1. Zatrudnianie cudzoziemców – dlaczego 2026 rok przyniósł kolejne zmiany?
2. Nowe zasady zatrudniania obywateli Ukrainy od 5 marca 2026 roku
3. Legalizacja pobytu i pracy od 27 kwietnia 2026 r. – wnioski przez MOS
4. Od 1 czerwca 2026 r. więcej obowiązków informacyjnych przez praca.gov.pl
5. Nowe i uproszczone formularze na praca.gov.pl
6. Zmiana ze zlecenia na umowę o pracę łatwiejsza od 8 lipca 2026 r.
7. Nowe zasady dla obywateli Kolumbii, Gruzji i Wenezueli od 22 sierpnia 2026 r.
8. Z dniem 1 września 2026 r. wygasa status UKR części obywateli Ukrainy
9. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – dla jakich obywateli w 2026 roku?
10. Umowa z cudzoziemcem – o czym musi pamiętać pracodawca?
11. Zatrudnianie cudzoziemców a ryzyko sankcji
12. Zatrudnianie cudzoziemców – wsparcie Grupy BISAR

Zatrudnianie cudzoziemców – dlaczego 2026 rok przyniósł kolejne zmiany?

Podstawą obecnego systemu jest ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Regulacja uporządkowała zasady legalizacji pracy cudzoziemców i wprowadziła szeroką elektronizację postępowań. W 2026 roku doszły jednak kolejne zmiany legislacyjne i techniczne, które bezpośrednio wpływają na działania pracodawców.

Szczególnie istotne daty to:

• 5 marca 2026 r. – zmiany dotyczące obywateli Ukrainy oraz innych cudzoziemców korzystających w Polsce z ochrony czasowej,
• 27 kwietnia 2026 r. – uruchomienie nowego Modułu Obsługi Spraw i pełna elektronizacja wybranych postępowań pobytowych,
• 1 czerwca 2026 r. – uruchomienie nowych funkcjonalności praca.gov.pl związanych m.in. z obowiązkami informacyjnymi dotyczącymi zezwoleń na pracę,
• 8 lipca 2026 r. – ułatwienie zmiany podstawy zatrudnienia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę.
• 22 sierpnia 2026 r. – nowe zasady dla obywateli Kolumbii, Gruzji i Wenezueli.

Dla firm oznacza to konieczność aktualizacji procedur HR, dokumentacji oraz zasad współpracy pomiędzy działami HR, kadr, legalizacji, operacji i osobami odpowiedzialnymi za zatrudnianie cudzoziemców.

Nowe zasady zatrudniania obywateli Ukrainy od 5 marca 2026 roku

Jedną z najważniejszych zmian w 2026 roku było wygaszenie części nadzwyczajnych rozwiązań wprowadzonych po rozpoczęciu wojny w Ukrainie.

5 marca 2026 r. weszła w życie ustawa z 23 stycznia 2026 r. dotycząca wygaszania części rozwiązań wynikających ze specustawy ukraińskiej. Jednocześnie utrzymano uproszczoną możliwość podejmowania pracy przez osoby korzystające z ochrony czasowej.

Co oznacza to dla pracodawcy?

Pracodawca powierzający pracę cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Polsce powinien dokonać odpowiedniego powiadomienia właściwego powiatowego urzędu pracy w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Procedura odbywa się elektronicznie przez portal praca.gov.pl.

Co istotne, od 5 marca uproszczona procedura została powiązana szerzej ze statusem ochrony czasowej, a nie wyłącznie z obywatelstwem ukraińskim.

Pracodawcy, którzy przed 5 marca 2026 r. prawidłowo zgłosili zatrudnienie obywatela Ukrainy, co do zasady nie musieli dokonywać ponownego zgłoszenia wyłącznie w związku z wejściem nowych przepisów – wcześniej złożone powiadomienia zachowały ważność na zasadach określonych w przepisach przejściowych.

Dlaczego jest to ważne?

W przypadku zatrudnienia cudzoziemca samo legalne przebywanie w Polsce nie zawsze oznacza automatycznie możliwość wykonywania pracy na dowolnych zasadach.

Przed rozpoczęciem zatrudnienia pracodawca powinien więc zweryfikować:

• podstawę legalnego pobytu,
• dostęp cudzoziemca do rynku pracy,
• konieczność uzyskania zezwolenia, wpisu oświadczenia lub dokonania powiadomienia,
• termin realizacji obowiązku informacyjnego.

Legalizacja pobytu i pracy od 27 kwietnia 2026 r. – wnioski przez MOS

Dużą zmianę przyniósł również 27 kwietnia 2026 r. Tego dnia został uruchomiony nowy Moduł Obsługi Spraw – MOS.

Od tego momentu wnioski dotyczące m.in. zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE składa się elektronicznie za pośrednictwem portalu MOS. Papierowe wnioski objęte nowym systemem nie zastępują prawidłowego zgłoszenia elektronicznego.

Dla pracodawców szczególnie ważna jest procedura dotycząca zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Pracodawca również uczestniczy w elektronicznym procesie

Cudzoziemiec składający wniosek podaje w systemie adres e-mail pracodawcy. Na ten adres przesyłany jest link umożliwiający pracodawcy wypełnienie odpowiedniego załącznika.

Dokument musi zostać podpisany elektronicznie – np. podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Co bardzo ważne, cudzoziemiec nie może skutecznie zakończyć procesu złożenia wniosku, dopóki wymagany załącznik nie zostanie uzupełniony przez pracodawcę.

W praktyce oznacza to, że opóźnienie po stronie firmy może bezpośrednio wpłynąć na proces legalizacji pobytu pracownika.

Dlatego pracodawcy zatrudniający większą liczbę cudzoziemców powinni jasno określić:

• kto w organizacji odbiera wiadomości z MOS,
• kto jest uprawniony do uzupełniania formularzy,
• kto posiada właściwy podpis elektroniczny,
• jaki jest wewnętrzny termin realizacji takiego zgłoszenia,
• kto odpowiada za weryfikację zgodności danych z warunkami zatrudnienia.

Od 1 czerwca 2026 r. więcej obowiązków informacyjnych przez praca.gov.pl

Kolejną ważną datą jest 1 czerwca 2026 r.

Od tego dnia uruchomiono rozwiązania techniczne pozwalające pracodawcom realizować przez praca.gov.pl obowiązki informacyjne dotyczące zezwoleń na pracę.

W przypadku zezwoleń objętych nową procedurą pracodawca powinien powiadomić organ, który wydał zezwolenie, m.in. wtedy, gdy:

• cudzoziemiec nie podejmie pracy w ciągu 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia,
• cudzoziemiec przerwie pracę na okres przekraczający 2 miesiące,
• cudzoziemiec zakończy pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem okresu ważności zezwolenia.

Powiadomienia należy dokonać w ciągu 7 dni od wystąpienia danej okoliczności.

Od 1 czerwca 2026 r., w przypadkach objętych wdrożonym rozwiązaniem technicznym, powiadomienia realizowane są przez praca.gov.pl.

To zmienia podejście do legalizacji zatrudnienia.

Nie wystarczy już prawidłowo uzyskać dokument przed rozpoczęciem pracy. Zatrudnianie cudzoziemców wymaga monitorowania legalności i realizacji obowiązków przez cały okres trwania współpracy.

W świetle nowej ustawy na pracodawcy ciąży również obowiązek informacyjny wobec cudzoziemca. Podmiot powierzający pracę powinien informować go o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem, a także przekazać mu decyzję o wydaniu, zmianie lub uchyleniu zezwolenia na pracę oraz informację o odmowie wydania zezwolenia na pracę.

W praktyce oznacza to, że pracodawca musi nie tylko prawidłowo rozpocząć proces legalizacji, ale również na bieżąco monitorować sytuację pracownika, pilnować terminów oraz zapewnić właściwy obieg informacji i dokumentów przez cały okres zatrudnienia.

Nowe i uproszczone formularze na praca.gov.pl

Od 1 czerwca 2026 r. zmieniła się również obsługa części formularzy wykorzystywanych przy zatrudnianiu cudzoziemców.

Wprowadzono ujednolicone formularze dla pracodawców i agencji pracy tymczasowej oraz nowe formularze związane z obowiązkami informacyjnymi.

Wśród nich znajdują się m.in. formularze dotyczące:

• wniosku o zezwolenie na pracę sezonową,
• przedłużenia zezwolenia na pracę sezonową,
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
• zgłoszenia się cudzoziemca do wykonywania pracy,
• podjęcia pracy,
• niepodjęcia pracy,
• zakończenia pracy lub rezygnacji z jej podjęcia.

Zmienił się również sposób składania oświadczenia o niekaralności. Jest ono dostępne bezpośrednio w systemie i nie musi być przygotowywane jako osobny, wcześniej pobrany dokument.

Należy jednak pamiętać, że oświadczenie o niekaralności zachowuje ważność w systemie przez 30 dni od dnia jego podpisania i powinno zostać podpisane przez osobę umocowaną zgodnie z KRS.

Brak aktualnego oświadczenia o niekaralności skutkuje brakiem możliwości wysłania zarówno oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jak i wniosku o wydanie zezwolenia na pracę.

Dla działów HR oznacza to konieczność korzystania z aktualnych formularzy i odejścia od lokalnie zapisanych, wcześniejszych wersji dokumentów.

Zmiana ze zlecenia na umowę o pracę łatwiejsza od 8 lipca 2026 r.

To jedna z najbardziej praktycznych zmian tego roku.

Od 8 lipca 2026 r. zmiana podstawy zatrudnienia cudzoziemca z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę nie wymaga uzyskania nowego zezwolenia na pracę lub wpisu nowego oświadczenia wyłącznie z powodu zmiany rodzaju umowy, pod warunkiem, że pozostałe warunki zatrudnienia pozostają bez zmian.

W przypadku zmiany umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę należy odpowiednio dostosować wymiar etatu do zakresu czasu pracy wynikającego z dotychczasowego zezwolenia lub oświadczenia. Ułatwienie nie obejmuje wszystkich możliwych przypadków, m.in. szczególnych sytuacji związanych z delegowaniem przez pracodawcę zagranicznego.

Dla pracodawców to istotne uproszczenie.

Do tej pory sama zmiana rodzaju umowy mogła oznaczać konieczność ponownego przechodzenia procedury legalizacji pracy. Obecnie można łatwiej zaproponować cudzoziemcowi stabilniejszą formę zatrudnienia, jeśli pozostałe warunki współpracy nie ulegają zmianie.

Nowe zasady dla obywateli Kolumbii, Gruzji i Wenezueli od 22 sierpnia 2026 r.

Od 22 sierpnia 2026 r. zmieniły się zasady wykonywania pracy w Polsce przez obywateli Kolumbii, Gruzji i Wenezueli, którzy przebywają w kraju w ramach ruchu bezwizowego.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem obywatele tych trzech państw, nawet jeśli posiadają ważne zezwolenie na pracę, nie będą mogli rozpocząć pracy w Polsce, jeżeli podstawą ich pobytu jest wyłącznie ruch bezwizowy.

W praktyce oznacza to, że przy planowanym zatrudnieniu pracownika z Kolumbii, Gruzji lub Wenezueli pracodawca powinien zweryfikować nie tylko dokument legalizujący pracę, ale również podstawę jego legalnego pobytu w Polsce.

Nowe przepisy mają prowadzić do tego, aby osoby przyjeżdżające do Polski z tych państw w celu wykonywania pracy korzystały z bardziej kontrolowanej ścieżki pobytowej, w szczególności z odpowiedniej wizy, wraz z właściwym dokumentem legalizującym zatrudnienie.

Co z osobami, które już pracują w Polsce?

Rozporządzenie przewiduje przepisy przejściowe.

Obywatele Kolumbii, Gruzji i Wenezueli, którzy przed 22 sierpnia 2026 r. rozpoczęli pracę w Polsce podczas legalnego pobytu w ramach ruchu bezwizowego i posiadają wymagane zezwolenie na pracę, mogą kontynuować wykonywanie tej pracy na dotychczasowych zasadach w ramach aktualnego okresu pobytu.

Dla pracodawców kluczowe znaczenie ma więc data rozpoczęcia pracy oraz podstawa pobytu cudzoziemca.

Co powinien sprawdzić pracodawca?

Jeżeli firma zatrudnia lub planuje zatrudnić obywateli tych państw, warto zweryfikować przede wszystkim:

• czy cudzoziemiec przebywa w Polsce w ramach ruchu bezwizowego,
• czy posiada ważny dokument legalizujący pracę,
• czy rozpoczął pracę przed 22 sierpnia 2026 r.,
• kiedy kończy się jego obecny legalny pobyt,
• jaka podstawa pobytowa będzie właściwa w przypadku nowych rekrutacji rozpoczynanych po 22 sierpnia.

Dla firm oznacza to konieczność wcześniejszego planowania zarówno legalizacji pracy, jak i legalizacji pobytu kandydata.

Z dniem 1 września 2026 r. wygasa status UKR części obywateli Ukrainy

Z dniem 1 września 2026 r. część obywateli Ukrainy utraciła status UKR. Dotyczy to osób, którym numer PESEL ze statusem UKR został nadany wyłącznie na podstawie oświadczenia o danych osobowych, bez okazania ważnego dokumentu podróży (paszportu), a które do 31 sierpnia 2026 r. nie potwierdziły swojej tożsamości poprzez okazanie takiego dokumentu w urzędzie gminy. W ich przypadku status UKR został zmieniony na status NUE, co oznacza również utratę ochrony czasowej w Polsce.

Z perspektywy pracodawców jest to szczególnie istotne, ponieważ utrata statusu UKR może mieć bezpośredni wpływ na legalność pobytu cudzoziemca, a w konsekwencji również na możliwość dalszego legalnego wykonywania pracy. Rekomendujemy zatem pracodawcom zatrudniającym obywateli Ukrainy dokonanie aktualnej weryfikacji statusu UKR zatrudnionych pracowników, w szczególności tych, którzy uzyskiwali PESEL UKR bez okazania paszportu.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – dla jakich obywateli w 2026 roku?

Procedura oświadczeniowa nadal pozostaje jednym z ważnych sposobów legalizacji zatrudnienia cudzoziemców.

W 2026 roku może ona dotyczyć obywateli czterech państw:

• Armenii,
• Białorusi,
• Mołdawii,
• Ukrainy.

Gruzja nie znajduje się już na aktualnej liście państw objętych procedurą oświadczeniową. Zmiana obowiązuje od 1 grudnia 2025 r., ale jej praktyczne skutki dotyczą oczywiście także rekrutacji prowadzonych w 2026 roku.

Procedura oświadczeniowa może umożliwiać wykonywanie pracy przez okres do 24 miesięcy, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w przepisach i praca nie należy do kategorii prac sezonowych wymagających odrębnej procedury.

Oświadczenie składa pracodawca elektronicznie. Cudzoziemiec musi jednocześnie posiadać tytuł pobytowy umożliwiający mu wykonywanie pracy w Polsce.

Szczególną uwagę należy zwrócić na skutki powiadomienia urzędu o zakończeniu pracy cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. W takim przypadku wpis oświadczenia do ewidencji ulega unieważnieniu z mocy prawa, a cudzoziemiec nie może ponownie podjąć pracy na podstawie tego samego oświadczenia. Jeżeli pracodawca chce ponownie powierzyć mu pracę, musi uzyskać nowe oświadczenie.

Umowa z cudzoziemcem – o czym musi pamiętać pracodawca?

Prawidłowe zatrudnianie cudzoziemców nie kończy się wraz z uzyskaniem dokumentu legalizującego pracę.

Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca powinien sprawdzić, czy posiada on ważny dokument pobytowy, wykonać jego kopię i przechowywać ją przez okres zatrudnienia. Powinien także upewnić się, że konkretny tytuł pobytowy rzeczywiście pozwala na wykonywanie pracy w Polsce.

Umowa z cudzoziemcem powinna być zawarta w formie pisemnej. Przed jej podpisaniem cudzoziemiec powinien otrzymać możliwość zapoznania się z jej treścią w języku dla niego zrozumiałym.

W przypadkach określonych w przepisach pracodawca powinien także przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę albo wpisał oświadczenie do ewidencji, kopię zawartej umowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed powierzeniem cudzoziemcowi pracy.

To bardzo ważny obowiązek proceduralny. Prawidłowo uzyskany dokument legalizacyjny nie zwalnia firmy z obowiązków związanych z samym rozpoczęciem zatrudnienia.

Zatrudnianie cudzoziemców a ryzyko sankcji

Legalizacja pracy powinna być traktowana jako element zarządzania ryzykiem pracodawcy, a nie wyłącznie procedura administracyjna.

Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi przepisy przewidują sankcje finansowe. Oficjalne informacje dla pracodawców wskazują, że kara może sięgać 50 000 zł.

Odpowiedzialność może wiązać się nie tylko z całkowitym brakiem dokumentu legalizującego pracę, ale również z wykonywaniem pracy niezgodnie z warunkami wynikającymi z właściwego zezwolenia lub oświadczenia.

W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających większą liczbę pracowników zagranicznych nawet pojedyncze błędy proceduralne powtarzane w wielu procesach mogą więc prowadzić do istotnego ryzyka operacyjnego i finansowego.

Legalizacja pobytu i pracy

Zatrudnianie cudzoziemców – wsparcie Grupy BISAR

Zmieniające się przepisy sprawiają, że zatrudnianie cudzoziemców wymaga stałego monitorowania zarówno regulacji dotyczących legalizacji pobytu i pracy, jak i obowiązków wynikających z prawa pracy.

Grupa BISAR wspiera przedsiębiorstwa w organizacji procesów związanych z zatrudnianiem pracowników zagranicznych oraz w dopasowywaniu modelu współpracy do potrzeb operacyjnych biznesu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą ograniczać ryzyka formalne, usprawniać procesy i lepiej planować zatrudnienie.

Szukasz sprawdzonego partnera w zatrudnianiu pracowników zagranicznych?

Skontaktuj się z nami. Pomożemy przeanalizować potrzeby Twojej organizacji i dobrać odpowiednie rozwiązania.

Zachęcamy również do obserwowania profilu Grupy BISAR na LinkedIn, gdzie dzielimy się aktualnościami dotyczącymi zatrudniania cudzoziemców, legalizacji pracy i zmian w przepisach.