L4 pod lupą – co zmieniają nowe zasady ZUS w 2026 roku?

Nowe zasady ZUS dotyczące L4 od 13 kwietnia – co zmienia się dla pracowników i pracodawców?

Od 13 kwietnia obowiązują nowe regulacje dotyczące zwolnień lekarskich (L4), które wprowadzają istotne zmiany zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozszerza zakres kontroli oraz precyzuje, jakie aktywności podczas zwolnienia są dopuszczalne, a które mogą zostać uznane za niezgodne z jego celem.

Temat ten został omówiony w programie „Czyżewskiego 42” emitowanym na antenie TVP3 Gdańsk, z udziałem ekspertów reprezentujących praktykę biznesową i instytucjonalną.

W dyskusji udział wzięli:

Cezary Maciołek, MBA – Prezes Grupy BISAR

Krzysztof Cieszyński – Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Program poprowadził Wojciech Suleciński, a rozmowa koncentrowała się na praktycznych aspektach wdrażanych zmian.

Spis treści:

1. Nowe zasady ZUS dotyczące L4 od 13 kwietnia – co zmienia się dla pracowników i pracodawców?
2. Najważniejsze zmiany – co warto wiedzieć?
3. Co nowe zasady ZUS oznaczają dla pracodawców?
4. Co nowe zasady ZUS oznaczają dla pracowników?
5. Podsumowanie

Najważniejsze zmiany – co warto wiedzieć?

1. Nowe zasady ZUS dotyczące funkcjonowania zwolnień lekarskich

Nowe zasady ZUS dotyczące zwolnień lekarskich mają na celu przede wszystkim uszczelnienie systemu ubezpieczeń społecznych oraz ograniczenie przypadków nieprawidłowego korzystania z L4. Szczególny nacisk położono na zgodność zachowania pracownika z celem zwolnienia, którym jest odzyskanie zdolności do pracy i powrót do zdrowia.

W praktyce nowe zasady ZUS oznaczają większą uwagę poświęcaną temu, w jaki sposób pracownik wykorzystuje czas nieobecności. Istotne staje się nie tylko samo posiadanie zwolnienia lekarskiego, ale również przestrzeganie zasad, które wynikają z jego przeznaczenia.

2. Pierwszy dzień L4 – nowe podejście

Jednym z istotnych zagadnień związanych z zasadami ZUS jest sposób rozliczania pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego. Prawidłowe ustalenie okresu niezdolności do pracy ma znaczenie zarówno dla naliczania wynagrodzeń i świadczeń chorobowych, jak i organizacji pracy w przedsiębiorstwie.

Dla działów HR i kadr oznacza to konieczność szczególnej dbałości o dokumentację oraz poprawność rozliczeń. Nawet pozornie niewielkie niejasności mogą prowadzić do błędów administracyjnych lub komplikacji związanych z ewidencjonowaniem absencji. Dlatego warto na bieżąco śledzić nowe zasady ZUS i ich wpływ na obowiązki kadrowo-płacowe.

3. Co wolno, a czego nie podczas L4?

Jednym z kluczowych zagadnień, na które zwracają uwagę nowe zasady ZUS, jest określenie, jakie aktywności pracownik może podejmować podczas zwolnienia lekarskiego, a jakie mogą zostać uznane za niezgodne z jego przeznaczeniem.

W praktyce należy rozróżnić dwie podstawowe kategorie zachowań:

• Dozwolone: czynności, które nie utrudniają leczenia i wspierają powrót do zdrowia. Może to być np. spacer zalecony przez lekarza, wykonywanie podstawowych czynności życiowych czy realizowanie niezbędnych potrzeb dnia codziennego.
• Ryzykowne lub niedozwolone: działania mogące opóźnić proces leczenia, pogorszyć stan zdrowia lub świadczyć o wykorzystywaniu zwolnienia niezgodnie z jego celem. Przykładem może być wykonywanie pracy zarobkowej czy podejmowanie intensywnego wysiłku fizycznego sprzecznego z zaleceniami lekarza.

Warto jednak podkreślić, że ocena konkretnego zachowania zależy od indywidualnej sytuacji pracownika, rodzaju schorzenia oraz zaleceń medycznych. Ta sama aktywność w jednym przypadku może być dopuszczalna, a w innym budzić uzasadnione wątpliwości.

4. Rozszerzenie kontroli – większa rola instytucji

Kolejnym ważnym obszarem, z którym wiążą się nowe zasady ZUS, jest kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Zmiany w przepisach dotyczących kontroli mają umożliwić skuteczniejsze wykrywanie nieprawidłowości i ograniczanie nadużyć.

Istotne znaczenie mają tutaj uprawnienia ZUS oraz zasady współpracy i wymiany informacji pomiędzy właściwymi instytucjami. W określonych sytuacjach znaczenie mogą mieć również działania Państwowej Inspekcji Pracy, realizowane w zakresie jej ustawowych kompetencji.

Z perspektywy przedsiębiorstw szczególnie ważne staje się odpowiednie dokumentowanie nieobecności oraz znajomość procedur, które należy zastosować w przypadku podejrzenia nieprawidłowego korzystania ze zwolnienia.

Co nowe zasady ZUS oznaczają dla pracodawców?

Nowe zasady ZUS dotyczące L4 to nie tylko kwestia formalna, ale również wyzwanie organizacyjne, które może bezpośrednio wpływać na zarządzanie personelem i ciągłość procesów biznesowych.

Dla pracodawców szczególnego znaczenia nabierają:

• Monitorowanie absencji pracowniczych – analiza nieobecności i identyfikowanie sytuacji wymagających dodatkowej weryfikacji.
• Aktualizacja procedur HR – dostosowanie wewnętrznych zasad i dokumentacji do obowiązujących regulacji.
• Prawidłowe reagowanie na nieprawidłowości – znajomość uprawnień pracodawcy oraz procedur kontrolnych.
• Edukacja pracowników – jasne komunikowanie zasad korzystania ze zwolnień lekarskich i możliwych konsekwencji ich naruszenia.

Dobrą praktyką jest również współpraca działów HR, kadr i płac oraz osób odpowiedzialnych za organizację pracy. Pozwala to ograniczyć ryzyko błędów, usprawnić zarządzanie absencjami i zapewnić większą przewidywalność działań operacyjnych.

Co nowe zasady ZUS oznaczają dla pracowników?

Z perspektywy pracowników nowe zasady ZUS oznaczają przede wszystkim większą potrzebę świadomego korzystania ze zwolnienia lekarskiego oraz przestrzegania zasad związanych z jego przeznaczeniem.

Najważniejsze kwestie obejmują:

• większą odpowiedzialność za sposób wykorzystywania czasu niezdolności do pracy,
• konieczność stosowania się do zaleceń lekarza i unikania aktywności utrudniających leczenie,
• świadomość, że określone zachowania mogą zostać poddane kontroli,
• ryzyko konsekwencji finansowych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, w tym utraty prawa do świadczenia chorobowego.

Warto pamiętać, że zwolnienie lekarskie ma przede wszystkim umożliwić regenerację i odzyskanie zdolności do wykonywania obowiązków zawodowych. Nie każda aktywność poza domem jest automatycznie naruszeniem zasad L4, jednak jej charakter powinien pozostawać zgodny z celem zwolnienia.

Podsumowanie

Nowe zasady ZUS dotyczące zwolnień lekarskich mają zwiększyć przejrzystość systemu kontroli L4 i ograniczyć przypadki nieprawidłowego wykorzystywania zwolnień. Zmiany oznaczają jednak również nowe wyzwania zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, którzy muszą właściwie interpretować przepisy i dostosować do nich swoje działania.

W praktyce szczególne znaczenie będzie miało rozróżnienie sytuacji, w których pracownik może podejmować określone aktywności podczas L4, od tych, które mogą zostać uznane za wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z jego celem. Dla pracodawców istotne pozostaje również prawidłowe reagowanie na nieprawidłowości i znajomość zasad prowadzenia kontroli.

Zobacz pełną dyskusję

Zachęcamy do obejrzenia materiału i zapoznania się z opiniami ekspertów:
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7451952006820454401

Janusz Kamiński

Marketing Manager