Outsourcing procesów – jak zwiększyć efektywność w swojej firmie?

Rosnące koszty operacyjne, problemy z dostępnością pracowników, zmieniające się wolumeny produkcji i presja na poprawę wydajności sprawiają, że przedsiębiorstwa coraz częściej analizują nie tylko ile osób potrzebują, ale przede wszystkim jak efektywnie realizować poszczególne procesy.

Jednym z rozwiązań jest outsourcing procesów, czyli przekazanie zewnętrznemu partnerowi odpowiedzialności za realizację określonego procesu lub jego wyodrębnionej części.

W odpowiednio przygotowanym modelu firma outsourcingowa nie ogranicza się do zapewnienia personelu. Organizuje pracę, zarządza zespołem, monitoruje jakość i wydajność oraz odpowiada za osiągnięcie uzgodnionych rezultatów.

Dlatego outsourcing procesów biznesowych i operacyjnych może być narzędziem nie tylko do zwiększenia elastyczności przedsiębiorstwa, ale również do optymalizacji procesów, stabilizacji kosztów i poprawy efektywności operacyjnej.

Spis treści:

1. Czym jest outsourcing procesów?
2. Outsourcing procesów a outsourcing pracowników – jaka jest różnica?
3. Kiedy warto rozważyć outsourcing procesów?
4. Outsourcing procesów jako narzędzie optymalizacji
5. Jakie KPI warto mierzyć w outsourcingu procesów?
6. Jak BISAR wdraża outsourcing procesów?
7. Optymalizacja kosztów – czy outsourcing procesów zawsze jest tańszy?
8. Rozliczenie za efekt – na czym polega model kontraktowy?
9. Case study – przejęcie procesu pakowania w branży FMCG
10. Jakie korzyści daje outsourcing procesów?
11. Najczęstsze błędy przy outsourcingu procesów
12. Chcesz zoptymalizować proces w swojej firmie?

Czym jest outsourcing procesów?

Outsourcing procesów polega na przekazaniu określonego procesu lub części działalności zewnętrznemu partnerowi, który posiada odpowiednie zasoby, kompetencje i doświadczenie potrzebne do jego realizacji.

W praktyce przedsiębiorstwo określa:

• zakres przekazywanego procesu,
• oczekiwany rezultat,
• wymagania jakościowe,
• poziom wydajności,
• sposób raportowania,
• kluczowe KPI,
• model rozliczenia.

Partner outsourcingowy przejmuje natomiast odpowiedzialność za organizację powierzonych działań zgodnie z uzgodnionymi zasadami.

W BISAR taki model realizujemy w ramach usług kontraktowych.

Outsourcing może obejmować między innymi procesy:

• produkcyjne,
• pakowania i konfekcjonowania,
• montażowe,
• logistyczne,
• magazynowe,
• przetwórstwa,
• transportowe,
• rozładunkowe,
• utrzymania ruchu,
• budowlane,
• porządkowe.

Kluczową różnicą jest odpowiedzialność za proces i rezultat, a nie jedynie za zapewnienie określonej liczby pracowników.

Outsourcing procesów a outsourcing pracowników – jaka jest różnica?

Te dwa pojęcia są często stosowane zamiennie, jednak z biznesowego punktu widzenia oznaczają coś innego.

Jeżeli podstawowym celem firmy jest pozyskanie dodatkowych osób do wykonywania pracy pod jej bieżącym kierownictwem, należy przeanalizować model zatrudnienia odpowiedni dla takiej sytuacji, np. pracę tymczasową.

W outsourcingu procesów zewnętrzny partner otrzymuje natomiast konkretny zakres odpowiedzialności operacyjnej.

Może odpowiadać między innymi za:

• organizację zespołu,
• obsadę procesu,
• zarządzanie pracownikami,
• sposób realizacji powierzonych operacji,
• kontrolę wydajności,
• jakość,
• frekwencję,
• raportowanie rezultatów,
• ciągłość realizacji procesu.

To właśnie przejście od dostarczania zasobów do odpowiedzialności za wynik stanowi podstawę usług kontraktowych.

Kiedy warto rozważyć outsourcing procesów?

Nie każdy proces warto przekazywać zewnętrznemu partnerowi.

Największy potencjał występuje zazwyczaj wtedy, gdy przedsiębiorstwo mierzy się z konkretnym problemem operacyjnym.

Proces staje się wąskim gardłem

Jeżeli jeden etap ogranicza przepustowość całej produkcji, outsourcing może pomóc zwiększyć jego wydajność i ustabilizować obsadę.

Przykładem może być pakowanie. Nawet bardzo efektywna linia produkcyjna nie osiągnie zakładanej wydajności, jeżeli gotowe produkty nie są odpowiednio szybko pakowane i przygotowywane do dalszej dystrybucji.

Firma ma wysoką rotację pracowników

Ciągłe rekrutowanie nowych osób generuje koszty i obciąża zarówno HR, jak i kierowników operacyjnych.

W takim przypadku partner może przejąć odpowiedzialność nie tylko za rekrutację, ale także za organizację i stabilizację całego zespołu obsługującego dany proces.

Wolumen produkcji często się zmienia

W przedsiębiorstwach działających sezonowo lub realizujących zmienne zamówienia trudno utrzymywać stałą obsadę odpowiednią dla maksymalnego wolumenu.

Outsourcing procesów produkcyjnych pozwala przygotować model, który łatwiej dostosować do rzeczywistego zapotrzebowania.

Menedżerowie zbyt dużo czasu poświęcają zadaniom operacyjnym

Jeżeli kierownicy produkcji lub logistyki znaczną część dnia przeznaczają na uzupełnianie grafików, zarządzanie absencjami, organizację zastępstw i rozwiązywanie bieżących problemów kadrowych, może to ograniczać ich możliwość pracy nad rozwojem i optymalizacją zakładu.

Koszt procesu jest trudny do przewidzenia

Własna realizacja procesu wiąże się z wieloma kosztami pośrednimi – rekrutacją, onboardingiem, absencjami, rotacją, koordynacją czy administracją.

Dobrze przygotowana usługa kontraktowa pozwala powiązać rozliczenie z określonym rezultatem i zwiększyć przewidywalność kosztów.

Outsourcing procesów jako narzędzie optymalizacji

Jednym z najważniejszych powodów wdrożenia outsourcingu jest możliwość spojrzenia na proces jako całość.

Samo zwiększenie liczby pracowników nie zawsze rozwiązuje problem.

Jeżeli proces jest źle zaprojektowany, większa obsada może jedynie zwiększyć koszty bez proporcjonalnego wzrostu produkcji.

Dlatego przed wdrożeniem warto przeanalizować:

• organizację stanowisk,
• przepływ materiałów,
• liczbę osób potrzebnych na poszczególnych etapach,
• występujące przestoje,
• czasy realizacji,
• rotację,
• absencję,
• poziom braków i błędów,
• wydajność jednostkową,
• sposób zarządzania zmianami.

Optymalizacja procesów może polegać między innymi na zmianie struktury zespołu, standaryzacji sposobu pracy, lepszym dostosowaniu obsady do wolumenu czy poprawie sposobu raportowania wyników.

Outsourcing nie powinien więc polegać na przeniesieniu nieefektywnego procesu „jeden do jednego” do zewnętrznego dostawcy.

Największą wartość daje wtedy, gdy partner potrafi go zmierzyć, uporządkować i systematycznie doskonalić.

Jakie KPI warto mierzyć w outsourcingu procesów?

Bez danych trudno mówić o skutecznej optymalizacji.

Dlatego jednym z najważniejszych elementów outsourcingu procesów powinien być regularny pomiar wyników.

Wydajność

Pozwala sprawdzić, ile jednostek produktu lub operacji jest realizowanych w określonym czasie.

W BISAR monitorujemy wydajność procesów produkcyjnych – w realizowanych projektach osiągane wskaźniki mogą sięgać 99% zakładanej efektywności.

Jakość

Sama szybkość nie wystarczy, jeżeli wzrasta liczba błędów.

Dlatego równolegle monitorujemy jakość procesu. Średni wskaźnik jakości w obsługiwanych przez BISAR procesach wynosi 96%.

Frekwencja

Brak odpowiedniej obsady może natychmiast wpływać na wydajność linii lub całej strefy operacyjnej.

Monitorowanie frekwencji umożliwia szybką reakcję na pojawiające się problemy. W obsługiwanych zespołach BISAR wskaźnik ten osiąga około 98%.

Rotacja

Wysoka rotacja zwiększa koszty rekrutacji, onboardingu i szkoleń.

W projektach BISAR wskaźnik rotacji zrekrutowanych kandydatów utrzymuje się na poziomie około 4%.

Same wartości nie powinny być jednak analizowane w oderwaniu od specyfiki projektu. Najważniejsze jest porównanie wyników z uzgodnioną bazą i obserwowanie zmian w czasie.

Jak BISAR wdraża outsourcing procesów?

Wdrożenie usługi kontraktowej wymaga współpracy wielu specjalistycznych zespołów.

Analiza i przygotowanie rozwiązania

Na początku analizujemy potrzeby Klienta, charakter procesu, oczekiwane rezultaty oraz możliwy model współpracy.

Wdrożenie operacyjne

Zespół wdrożeniowy przygotowuje proces uruchomienia projektu, harmonogram, strukturę odpowiedzialności oraz standardy działania.

Rekrutacja

Dobieramy pracowników zgodnie z wymaganiami stanowisk i planowaną strukturą zespołu.

Kadry i legalizacja

W przypadku pracowników zagranicznych obsługujemy również uzgodniony zakres procesów związanych z zatrudnieniem oraz legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców.

Zakwaterowanie i transport

W projektach wymagających relokacji pracowników możemy zapewnić również zaplecze noclegowe i organizację transportu.

Zarządzanie operacyjne

Koordynatorzy BISAR odpowiadają za bieżącą realizację powierzonych procesów, kontrolę ustalonych wskaźników i komunikację z Klientem.

Kontrola i audyt

Proces podlega również kontroli pod kątem zgodności z ustalonym modelem, procedurami, wymaganiami jakościowymi i obowiązującymi regulacjami.

Optymalizacja kosztów – czy outsourcing procesów zawsze jest tańszy?

Outsourcing procesów nie powinien być oceniany wyłącznie poprzez porównanie jednej stawki.

Własna realizacja procesu również generuje szereg kosztów, których przedsiębiorstwo nie zawsze przypisuje bezpośrednio do danego obszaru.

Należą do nich między innymi:

• rekrutacja,
• rotacja,
• wdrażanie nowych pracowników,
• absencje,
• zastępstwa,
• administracja kadrowa,
• zarządzanie zespołem,
• koordynacja,
• przestoje,
• błędy jakościowe,
• niewykorzystana zdolność produkcyjna.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto analizować całkowity koszt procesu, a nie tylko koszt jednej roboczogodziny.

Dobrze wdrożony outsourcing może umożliwić optymalizację kosztów przede wszystkim dzięki lepszemu zarządzaniu zasobami, ograniczeniu strat i zwiększeniu przewidywalności.

Rozliczenie za efekt – na czym polega model kontraktowy?

Jedną z najważniejszych różnic pomiędzy klasycznym zapewnianiem personelu a outsourcingiem procesów jest sposób rozliczania współpracy.

W usłudze kontraktowej rozliczenie może zostać powiązane z określonym rezultatem procesu.

W zależności od projektu podstawą mogą być np.:

• liczba wykonanych operacji,
• liczba zapakowanych produktów,
• tonaż,
• określony wolumen,
• wykonanie konkretnego zakresu prac,
• inne mierzalne jednostki rezultatu.

Dzięki temu obie strony mogą skoncentrować się na wyniku, a nie wyłącznie na liczbie osób uczestniczących w realizacji procesu.

Case study – przejęcie procesu pakowania w branży FMCG

Dobrym przykładem zastosowania outsourcingu procesów produkcyjnych jest projekt BISAR zrealizowany dla Klienta z sektora FMCG.

Dynamiczny wzrost produkcji sprawił, że proces pakowania stał się jednym z wąskich gardeł zakładu.

Klient mierzył się między innymi z:

• wysoką rotacją,
• absencją,
• rosnącymi kosztami pracy,
• przeciążeniem działu HR,
• ryzykiem problemów z terminową realizacją zamówień.

Celem było przekazanie jednemu partnerowi odpowiedzialności za cały proces pakowania.

BISAR przejął między innymi organizację zespołu, obsługę kadrową, zarządzanie operacyjne, kontrolę realizacji norm oraz raportowanie.

Projekt objął 145 pracowników, a wdrożenie zostało przeprowadzone w 21 dni.

Efektem było ustabilizowanie procesu, ograniczenie problemów związanych z rotacją i absencją oraz odciążenie działu HR i kadry produkcyjnej.

Przeczytaj case study: proces pakowania w modelu usługi kontraktowej

Jakie korzyści daje outsourcing procesów?

Większa efektywność operacyjna

Partner specjalizujący się w określonych procesach może wykorzystać doświadczenie zdobyte w wielu projektach i wdrożyć wypracowane standardy działania.

Większa elastyczność

Obsada i organizacja procesu mogą być lepiej dostosowywane do aktualnych potrzeb produkcyjnych.

Mniejsze obciążenie własnego zespołu

HR, kierownicy produkcji i menedżerowie mogą skoncentrować się na kluczowych zadaniach zamiast zarządzać każdym problemem operacyjnym.

Dostęp do specjalistycznych kompetencji

Firma korzysta z wiedzy zespołów operacyjnych, rekrutacyjnych, kadrowych, prawnych i logistycznych partnera.

Lepsza kontrola wyników

Ustalony zestaw KPI i systematyczne raportowanie zapewniają większą transparentność realizacji procesu.

Możliwość ciągłej optymalizacji

Dane pozwalają identyfikować kolejne obszary do poprawy, zamiast opierać decyzje wyłącznie na intuicji.

Najczęstsze błędy przy outsourcingu procesów

Sam wybór outsourcingu nie gwarantuje poprawy efektywności.

Problemy mogą pojawić się, gdy:

• zakres procesu nie jest jasno określony,
• strony nie ustalą KPI,
• odpowiedzialność pozostaje niejasna,
• firma wybiera dostawcę wyłącznie na podstawie ceny,
• nie przygotowano procesu wdrożenia,
• brak regularnego raportowania,
• nie określono sposobu reagowania na zmianę wolumenu.

Dlatego outsourcing należy traktować jako projekt operacyjny wymagający dobrego przygotowania.

Więcej na ten temat: Najczęstsze błędy w outsourcingu – jak ich unikać?

Chcesz zoptymalizować proces w swojej firmie?

Jeżeli Twoim problemem nie jest już tylko brak pracowników, ale wydajność, rotacja, absencje, koszty lub organizacja całego procesu, outsourcing może być rozwiązaniem wartym analizy.

W BISAR zaczynamy od poznania procesu i ustalenia, gdzie znajduje się największy potencjał do poprawy.

Możemy przeanalizować między innymi:

• aktualny sposób organizacji pracy,
• strukturę zespołu,
• wydajność,
• jakość,
• rotację,
• frekwencję,
• wolumen,
• sposób rozliczania procesu.

Na tej podstawie możemy zaproponować model usługi kontraktowej z odpowiedzialnością za realizację uzgodnionych rezultatów.

Skontaktuj się z BISAR i porozmawiaj o outsourcingu procesów.

Sprawdźmy, który proces w Twojej organizacji można usprawnić, ustabilizować lub przekazać zewnętrznemu partnerowi.

Odwiedź nasz profil na LinkedIn.