Outsourcing produkcji – krok do wyższej efektywności

Rosnące koszty operacyjne, zmienne wolumeny zamówień, problemy z dostępnością pracowników oraz presja na utrzymanie jakości sprawiają, że przedsiębiorstwa produkcyjne coraz częściej szukają modeli, które pozwalają szybciej reagować na potrzeby rynku.

Jednym z takich rozwiązań jest outsourcing produkcji, czyli przekazanie zewnętrznemu partnerowi odpowiedzialności za realizację określonego procesu produkcyjnego lub jego wyodrębnionej części.

Może to być na przykład:

• pakowanie,
• konfekcjonowanie,
• montaż,
• sortowanie,
• kontrola jakości,
• obsługa wybranej strefy produkcyjnej,
• obsługa całej linii produkcyjnej.

W odpowiednio zaprojektowanym modelu firma outsourcingowa nie tylko zapewnia pracowników, ale również organizuje proces, zarządza zespołem, monitoruje wydajność i jakość oraz odpowiada za realizację uzgodnionych KPI.

Dzięki temu outsourcing produkcji może być narzędziem zwiększającym efektywność, elastyczność i przewidywalność procesów operacyjnych.

Spis treści:

1. Czym jest outsourcing produkcji?
2. Outsourcing produkcji a zapewnienie pracowników – to nie to samo
3. Kiedy outsourcing produkcji ma największy sens?
4. Outsourcing produkcji w praktyce – proces pakowania FMCG
5. Outsourcing produkcji przy uruchomieniu nowej linii
6. Jakie korzyści daje outsourcing produkcji?
7. Czy outsourcing produkcji zawsze oznacza redukcję kosztów?
8. Outsourcing produkcji a optymalizacja procesu
9. Jakie procesy produkcyjne można outsourcować?
10. Outsourcing produkcji w BISAR
11. Chcesz sprawdzić, czy outsourcing produkcji sprawdzi się w Twojej firmie?
12. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym jest outsourcing produkcji?

Outsourcing produkcji polega na przekazaniu zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu partnerowi odpowiedzialności za realizację określonego procesu lub części procesu produkcyjnego.

Kluczowe znaczenie ma tutaj odpowiedzialność za rezultat.

Przedsiębiorstwo określa zakres procesu, oczekiwane efekty, wymagania jakościowe i sposób raportowania, natomiast partner odpowiada za organizację realizacji powierzonych działań.

W praktyce może to obejmować między innymi:

• dobór i organizację zespołu,
• zarządzanie pracownikami,
• harmonogramowanie pracy,
• kontrolę wydajności,
• kontrolę jakości,
• monitorowanie absencji i rotacji,
• raportowanie KPI,
• optymalizację procesu.

W BISAR taki model realizowany jest w ramach usług kontraktowych.

Outsourcing produkcji a zapewnienie pracowników – to nie to samo

Jednym z częstych błędów jest utożsamianie outsourcingu z prostym „wynajmem pracowników”.

To dwa różne modele.

Jeżeli przedsiębiorstwo potrzebuje dodatkowych osób, które będą wykonywać zadania pod jego bieżącym kierownictwem, właściwym rozwiązaniem może być np. praca tymczasowa.

W przypadku outsourcingu procesów produkcyjnych odpowiedzialność jest szersza.

Zewnętrzny partner może przejąć zarządzanie całym, wyodrębnionym procesem i odpowiadać za osiągnięcie uzgodnionego rezultatu.

Dla Klienta oznacza to mniejsze zaangażowanie własnych zasobów w codzienne zarządzanie personelem i większą koncentrację na wyniku procesu.

Kiedy outsourcing produkcji ma największy sens?

Nie każdy proces powinien być automatycznie przekazywany na zewnątrz.

Największą wartość outsourcing produkcji przynosi zazwyczaj wtedy, gdy firma mierzy się z konkretnym problemem operacyjnym.

Gdy produkcja rośnie szybciej niż możliwości organizacyjne

Dynamiczny wzrost zamówień może powodować konieczność szybkiego zwiększenia obsady.

Samodzielna rekrutacja kilkudziesięciu lub kilkuset osób, ich wdrożenie i bieżące zarządzanie może znacząco obciążyć HR oraz kadrę produkcyjną.

Partner outsourcingowy może przejąć większą część tego procesu.

Gdy jeden etap staje się wąskim gardłem

Nieefektywny proces pakowania, montażu czy konfekcjonowania może ograniczać przepustowość całego zakładu.

W takim przypadku zwiększenie wydajności konkretnego obszaru może przynieść większy efekt niż zwiększanie zatrudnienia w całej organizacji.

Gdy firma chce uruchomić nową linię

Nowa linia produkcyjna oznacza konieczność:

• pozyskania personelu,
• przeszkolenia zespołu,
• organizacji zmian,
• osiągnięcia wymaganej wydajności,
• wdrożenia kontroli jakości.

Przekazanie obsługi procesu doświadczonemu partnerowi może ograniczyć ryzyko opóźnienia uruchomienia.

Gdy problemem jest rotacja i absencja

Wysoka rotacja zwiększa koszty rekrutacji i szkoleń, a absencje utrudniają utrzymanie planowanej obsady.

W modelu kontraktowym partner odpowiada za organizację zespołu i ciągłość realizacji procesu.

Gdy menedżerowie są przeciążeni bieżącą operacją

Jeżeli kierownicy zmian większość czasu poświęcają na uzupełnianie grafików, zastępstwa i bieżące problemy personalne, tracą możliwość koncentrowania się na jakości, technologii i rozwoju procesu.

Outsourcing produkcji w praktyce – proces pakowania FMCG

Dobrym przykładem jest projekt BISAR dla przedsiębiorstwa z branży FMCG.

Wraz ze wzrostem wolumenu produkcji proces pakowania stał się wąskim gardłem linii.

Klient mierzył się między innymi z:

• rosnącymi kosztami pracy,
• wysoką rotacją,
• absencją,
• obciążeniem działu HR,
• ryzykiem problemów z terminową realizacją zamówień.

BISAR przejął cały proces pakowania w modelu usługi kontraktowej.

Projekt objął 145 pracowników, a jego wdrożenie trwało 21 dni.

Zakres współpracy obejmował między innymi:

• analizę procesu,
• organizację zespołu,
• rekrutację,
• zarządzanie operacyjne,
• kontrolę norm jakościowych i ilościowych,
• raportowanie wyników,
• optymalizację obsady.

Efektem było ustabilizowanie procesu pakowania, ograniczenie problemów związanych z rotacją i absencją oraz odciążenie działu HR.

Przeczytaj case study: proces pakowania w modelu usługi kontraktowej.

Outsourcing produkcji przy uruchomieniu nowej linii

Innym przykładem jest projekt realizowany przez BISAR dla Klienta z branży przemysłowej.

Przedsiębiorstwo planowało uruchomić nową linię montażową, ale nie dysponowało odpowiednimi zasobami do jej samodzielnej obsługi.

Największymi wyzwaniami były:

• dostępność pracowników,
• szybkie osiągnięcie zakładanych norm,
• zachowanie jakości,
• ograniczenie ryzyka opóźnień.

BISAR przejął obsługę linii w modelu usługi kontraktowej.

Projekt został wdrożony w 30 dni, a partner odpowiadał m.in. za rekrutację i onboarding, organizację pracy zmianowej, zarządzanie operacyjne, kontrolę jakości i wydajności oraz raportowanie KPI.

Efektem było terminowe uruchomienie linii i osiągnięcie zakładanych norm produkcyjnych.

Zobacz case study: obsługa linii montażowej w modelu usługi kontraktowej.

Jakie korzyści daje outsourcing produkcji?

Większa efektywność operacyjna

Doświadczony partner może wykorzystać rozwiązania wypracowane w innych projektach produkcyjnych i szybciej identyfikować obszary wymagające poprawy.

Nie chodzi wyłącznie o większą liczbę pracowników, ale o lepszą organizację całego procesu.

Elastyczne skalowanie

Wielkość zespołu i organizacja procesu mogą być dostosowywane do:

• sezonowości,
• zmian wolumenu,
• nowych kontraktów,
• zwiększonej liczby zamówień,
• uruchomienia dodatkowych zmian.

Dzięki temu outsourcing produkcji może ułatwić reagowanie na zmienną sytuację biznesową.

Odciążenie HR i kadry produkcyjnej

Rekrutacja, onboarding, obsługa rotacji czy organizowanie zastępstw angażują znaczną część zasobów przedsiębiorstwa.

Przejęcie tych obowiązków przez partnera pozwala własnym zespołom skoncentrować się na kluczowych zadaniach.

Kontrola kosztów

Własna realizacja procesu generuje nie tylko koszty wynagrodzeń.

Trzeba uwzględnić również:

• rekrutację,
• onboarding,
• absencje,
• rotację,
• zastępstwa,
• administrację,
• zarządzanie operacyjne,
• straty wynikające z niewystarczającej obsady.

Dlatego analizując opłacalność outsourcingu, warto porównywać całkowity koszt procesu, a nie wyłącznie koszt jednej roboczogodziny.

Większa przewidywalność

W modelu kontraktowym można ustalić KPI oraz sposób rozliczania rezultatów.

Pozwala to łatwiej ocenić efektywność współpracy.

Czy outsourcing produkcji zawsze oznacza redukcję kosztów?

Nie.

I nie powinien być przedstawiany wyłącznie jako sposób na „tańszą produkcję”.

Celem może być również:

• zwiększenie wydajności,
• stabilizacja procesu,
• ograniczenie rotacji,
• zwiększenie dostępności zespołu,
• uruchomienie nowej linii,
• skrócenie czasu wdrożenia,
• poprawa jakości,
• ograniczenie obciążenia własnej kadry.

W niektórych projektach największą wartością nie będzie bezpośrednia redukcja kosztu jednostkowego, lecz np. możliwość terminowego zrealizowania zamówień lub ograniczenia przestojów.

Outsourcing produkcji a optymalizacja procesu

Przekazanie procesu na zewnątrz nie powinno oznaczać prostego skopiowania istniejącego modelu pracy.

Jeżeli proces jest nieefektywny, samo przejęcie go przez inną firmę nie rozwiąże problemu.

Dlatego przed wdrożeniem warto przeanalizować między innymi:

• przepływ materiałów,
• organizację stanowisk,
• normy wydajności,
• strukturę zespołu,
• czas realizacji operacji,
• przestoje,
• rotację,
• absencję,
• liczbę błędów,
• jakość.

Na tej podstawie można zaprojektować sposób realizacji procesu, który lepiej odpowiada zakładanym celom.

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Outsourcing procesów – jak zwiększyć efektywność firmy?

Jakie procesy produkcyjne można outsourcować?

Najłatwiej rozpocząć od procesów, które można jasno wyodrębnić i zmierzyć.

Przykłady to:

• pakowanie,
• przepakowywanie,
• konfekcjonowanie,
• etykietowanie,
• sortowanie,
• montaż,
• obsługa linii,
• kontrola jakości,
• przygotowanie produktu do wysyłki,
• określone strefy produkcyjne.

Nie oznacza to jednak, że każdy proces powinien być przekazywany zewnętrznemu partnerowi.

Decyzję warto poprzedzić analizą biznesową i operacyjną.

Outsourcing produkcji w BISAR

BISAR realizuje projekty outsourcingowe i usługi kontraktowe dla firm produkcyjnych w wielu lokalizacjach w Polsce.

Zakres współpracy może obejmować zarówno wyodrębniony proces, jak i większą strefę operacyjną.

W ramach projektu możemy odpowiadać za:

• analizę procesu,
• rekrutację,
• przygotowanie zespołu,
• zarządzanie operacyjne,
• obsługę kadrową,
• legalizację pracowników zagranicznych,
• organizację zakwaterowania i transportu,
• kontrolę jakości,
• monitorowanie KPI,
• raportowanie,
• optymalizację procesu.

Dzięki temu Klient współpracuje z jednym partnerem odpowiedzialnym za uzgodniony zakres realizacji.

Chcesz sprawdzić, czy outsourcing produkcji sprawdzi się w Twojej firmie?

Jeżeli Twoja firma mierzy się z problemami dotyczącymi wydajności, rotacji, absencji, zwiększonego wolumenu lub uruchomienia nowej linii produkcyjnej, warto najpierw przeanalizować konkretny proces.

Skontaktuj się z BISAR.

Przeanalizujemy:

• jaki proces chcesz przekazać,
• ilu pracowników obecnie go obsługuje,
• jakie wyniki osiąga,
• jakie KPI są dla Ciebie najważniejsze,
• jakie problemy ograniczają jego efektywność.

Na tej podstawie ocenimy możliwość wdrożenia outsourcingu produkcji w modelu usługi kontraktowej i zaproponujemy odpowiedni zakres współpracy.

Porozmawiaj z ekspertem BISAR o outsourcingu produkcji.

Sprawdź, jak przejęcie odpowiedzialności za wybrany proces może pomóc zwiększyć stabilność i efektywność Twojej produkcji.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym outsourcing produkcji różni się od leasingu pracowniczego?

Leasing pracowniczy polega na „wypożyczeniu” pracowników, którzy wykonują zadania pod nadzorem Twojej firmy. W outsourcingu produkcji zlecasz zewnętrznemu partnerowi realizację całego, zdefiniowanego procesu (np. montażu, pakowania). Partner ten samodzielnie zarządza personelem, sprzętem i odpowiada za końcowy rezultat, a rozliczenie następuje za efekt (np. liczbę zmontowanych sztuk), a nie za roboczogodzinę.

Jak wygląda kontrola jakości w modelu outsourcingowym?

Kontrola jakości to kluczowy element umowy outsourcingowej. Przed rozpoczęciem współpracy wspólnie z partnerem ustalane są szczegółowe wskaźniki jakościowe (KPI), standardy oraz procedury kontrolne i raportowe. Profesjonalny dostawca usług zapewnia stały monitoring procesów i regularnie dostarcza raporty, gwarantując utrzymanie jakości na wymaganym poziomie.

Czy outsourcing produkcji jest bezpieczny dla moich danych i know-how?

Tak, pod warunkiem wyboru sprawdzonego i zaufanego partnera. Podstawą współpracy jest zawsze umowa o zachowaniu poufności (NDA), która prawnie zabezpiecza Twoją własność intelektualną, technologie i dane biznesowe. Renomowane firmy outsourcingowe stosują rygorystyczne procedury bezpieczeństwa, aby chronić informacje swoich klientów.

Na jaki okres zazwyczaj podpisuje się umowę o outsourcing produkcji?

Długość umowy jest elastyczna i zależy od potrzeb klienta. Może obejmować zarówno krótki, kilkumiesięczny projekt (np. obsługa sezonowego piku produkcyjnego), jak i długoterminową, wieloletnią współpracę strategiczną. Dobre firmy outsourcingowe potrafią dopasować model współpracy do specyfiki i celów biznesowych przedsiębiorstwa.

Odwiedź nasz profil na LinkedIn.